AI optimerar schemaläggningen inom äldreomsorgen på Tjörn

För våra medarbetare har det inneburit mindre administration, bättre planering och mer tid att fokusera på omsorgen. För brukarna betyder det att de möter mer kontinuitet i sin vård och omsorg, med personal de känner igen. Tack vare AI-tekniken kan vi skapa bättre scheman som tar hänsyn till både verksamhetens behov och personalens önskemål om arbetstider.

Minskad administration och färre övertidstimmar

Tidigare var schemaläggning en tidskrävande process som krävde manuell hantering av många variabler. Med AI blir arbetet smidigare och mer överskådligt. Det ger oss en jämnare arbetsbelastning, minskar administrationen och gör att vi kan fokusera mer på kvaliteten i vården.

En nyttokalkyl visar att vi har lyckats minska övertidstimmarna med 70 procent och behovet av vikarier med 30 procent. Det betyder en mer hållbar arbetsmiljö för vår personal samtidigt som vi använder resurserna mer effektivt.

Tekniken anpassas efter oss

AI-tekniken fungerar genom att schemaläggare matar in alla relevanta parametrar, som exempelvis arbetstidsregler och personalens önskemål. AI:n skapar sedan förslag som optimerar schemat för både brukare och personal. Vi har inte förändrat några schemaregler, men vi har kunnat skapa en mer balanserad planering som tar hänsyn till alla inblandade.

Samarbetet med Konvoj har gjort schemaläggningen mer effektiv och överskådlig, vilket har lett till en smidigare process och en bättre efterlevnad av arbetslagstiftning och kollektivavtal, säger Ulrika Kjellberg, enhetschef i Tjörns kommun.

Hur vi upplever förändringen

För våra enhetschefer har detta inneburit en stor förbättring – de behöver nu lägga mindre tid på att skapa scheman och kan fokusera mer på att stötta personal och verksamhet. Vi har fått mycket positiv feedback från dem.

Medarbetarnas upplevelse av förändringen har varierat beroende på hur vi tidigare har arbetat med schemaläggning. De som varit vana vid önskescheman har fått anpassa sig till ett nytt arbetssätt, där man nu anger när man behöver vara ledig snarare än när man vill arbeta. Möjligheten att påverka sitt schema finns fortfarande kvar, men på ett annat sätt.

Erfarenheten visar att en tydlig kommunikation och involvering av personalen under införandet har varit avgörande för en positiv upplevelse.

Ett steg mot framtidens vårdplanering

Vi ser AI-driven schemaläggning som en viktig del av framtiden för vård och omsorg. Vi på Tjörn är bland de första i Sverige att testa den här tekniken, och vi hoppas att våra erfarenheter kan inspirera andra kommuner att hitta smartare lösningar för schemaläggning. Genom att kombinera innovativ teknik med vårt fokus på personalens behov skapar vi en mer hållbar och trygg planering för framtiden.